Apa Itu Petty Cash? Pengertian, Fungsi, dan Cara Kerja Kas Kecil dalam Bisnis

Tips Bisnis

| Tue, 28 October 2025, 15:10

gania

5 min

Banyaknya keperluan kecil dalam menjalankan bisnis menjadi penggerak kegiatan operasional harian, seperti pembelian alat tulis, biaya transportasi, atau konsumsi rapat internal. Proses pembayaran untuk kebutuhan kecil semacam ini sering kali tidak efisien jika dilakukan melalui sistem keuangan utama yang penuh tahapan administratif. Perusahaan membutuhkan mekanisme praktis agar pengeluaran kecil tetap bisa dilakukan dengan cepat namun tetap terkontrol, yaitu melalui sistem petty cash atau kas kecil.

Pengelolaan kas kecil memberikan fleksibilitas tanpa mengorbankan akuntabilitas karena setiap transaksi kecil bisa diselesaikan langsung tanpa mengganggu arus kas besar perusahaan. Dalam jangka panjang, penerapan sistem petty cash bukan hanya menjaga kelancaran operasional, tetapi juga memperkuat fondasi keuangan yang transparan dan efisien.
 

Pengertian Petty Cash dalam Bisnis

Petty cash atau kas kecil merupakan dana tunai yang disiapkan perusahaan untuk membiayai pengeluaran operasional bernilai kecil. Konsep kas kecil menjadi penting karena berfungsi sebagai jembatan antara fleksibilitas dan keteraturan keuangan. Dana ini dipisahkan dari kas utama agar kebutuhan sehari-hari tidak perlu melalui prosedur panjang yang justru memperlambat aktivitas bisnis. Bagi bisnis berskala kecil seperti UMKM, kas kecil menjadi alat utama untuk mengatur pengeluaran harian yang sering kali tidak tercatat. Sementara bagi perusahaan besar, petty cash berperan sebagai sistem pendukung yang menjaga efisiensi di tingkat operasional, seperti departemen atau cabang. 
 

Tujuan dan Fungsi Utama Petty Cash

1. Mendukung Kelancaran Operasional Bisnis
   Kas kecil memastikan setiap kebutuhan rutin dapat dipenuhi tanpa hambatan waktu atau proses yang panjang. Fleksibilitas ini memperlancar kegiatan bisnis  tanpa gangguan administratif yang menghambat produktivitas. Perusahaan tidak perlu menunggu proses persetujuan dari bagian keuangan utama, karena dana sudah tersedia dan dapat langsung digunakan sesuai kebutuhan. 
    
2. Menghemat Waktu Administratif
   Prosedur pembayaran formal umumnya memerlukan dokumen pendukung seperti nota, faktur, dan persetujuan dari berbagai pihak. Melalui sistem petty cash, perusahaan dapat memangkas waktu pengurusan administrasi sehingga waktu yang berdampak langsung pada efisiensi kerja dan ketanggapan respons saat menghadapi kebutuhan mendesak.
    
3. Menjaga Efisiensi dan Ketertiban Keuangan
   Setiap transaksi kas kecil tetap dicatat secara rinci dalam buku kas kecil agar bagian keuangan dapat memantau penggunaan dana dan menganalisis pola pengeluaran rutin perusahaan. Dari catatan tersebut, manajemen dapat menilai bagian mana yang paling sering menggunakan petty cash serta menyesuaikan alokasi dana sesuai kebutuhan sebenarnya. 
    
4. Memperkuat Transparansi dan Akuntabilitas
   Sistem petty cash bukan hanya alat pembayaran cepat, tetapi juga instrumen akuntansi yang mencerminkan integritas keuangan perusahaan. Setiap pengeluaran harus memiliki bukti sah berupa kwitansi atau nota, dan seluruh transaksi dicatat dalam laporan periodik untuk membantu auditor memahami aliran dana kecil yang biasanya luput dari perhatian. 
    

Cara Kerja Sistem Petty Cash

1. Penetapan Dana Kas Kecil
   Menentukan jumlah dana awal yang akan disediakan merupakan tahapan pertama dalam membentuk sistem petty cash. Jumlah ini biasanya menyesuaikan skala bisnis dan frekuensi pengeluaran kecil. Penetapan nominal dana yang proporsional agar cukup untuk kebutuhan operasional tanpa berlebihan yang berpotensi disalahgunakan.
    
2. Penunjukan Petugas Kas Kecil
   Setelah jumlah dana ditetapkan, perusahaan menunjuk seorang petty cashier yang bertanggung jawab penuh terhadap pengelolaan dana tersebut. Tugas utama petugas kas kecil meliputi menyimpan uang tunai, mencatat setiap pengeluaran, memastikan bukti transaksi lengkap, dan membuat laporan pertanggungjawaban secara berkala.
    
3. Pencatatan dan Bukti Transaksi
   Setiap pengeluaran yang menggunakan dana kas kecil harus dicatat secara detail, termasuk tanggal transaksi, jumlah uang, tujuan penggunaan, serta pihak penerima. Selain itu, bukti pembelian seperti nota atau struk wajib disimpan dan dilampirkan. Pencatatan yang konsisten membantu perusahaan memiliki rekam pengeluaran yang mudah dilacak terutama saat audit internal dilakukan.
    
4. Pengisian Kembali Dana (Reimbursement)
   Ketika saldo kas kecil mulai menipis, petty cashier harus membuat laporan pertanggungjawaban lengkap sebelum mengajukan pengisian kembali. Laporan ini berisi rincian seluruh transaksi selama periode tertentu beserta bukti-bukti fisik. Proses ini dikenal sebagai reimbursement dan menjadi salah satu bentuk kontrol keuangan agar tidak ada pengeluaran yang tidak tercatat.
    
5. Metode yang Digunakan dalam Petty Cash
   Pemilihan metode tergantung pada ukuran bisnis, sistem kontrol internal, serta preferensi manajemen. Terdapat dua metode umum yang digunakan, yaitu metode imprest (tetap) dan metode fluktuasi. 
   Pada metode imprest, jumlah kas kecil selalu kembali ke nominal awal setelah pengisian ulang. Misalnya, jika dana awal adalah Rp2.000.000 dan telah terpakai Rp1.500.000, maka perusahaan akan menambah kembali sebesar Rp1.500.000 agar saldo kembali ke angka semula. Metode ini dianggap lebih efisien dan  mudah diaudit karena nominal tetap konsisten.
   Sebaliknya, metode fluktuasi memberikan fleksibilitas di mana jumlah kas kecil dapat berubah sesuai kebutuhan. Jika pengeluaran meningkat, dana bisa ditambah, namun jika menurun, dana bisa dikurangi. Meski lebih fleksibel, metode ini memerlukan pengawasan ketat karena potensi ketidakteraturan lebih tinggi. 
    

Cara Menerapkan Petty Cash dalam Bisnis

1. Tetapkan Batas Penggunaan Data
   Langkah awal dalam penerapan petty cash yang efektif adalah menetapkan batas penggunaan dana. Batas ini memastikan kas kecil hanya digunakan untuk kebutuhan kecil seperti pembelian alat tulis, biaya transportasi lokal, atau pembayaran kecil lainnya.  Pembatasan nominal juga membantu menghindari potensi penyalahgunaan dana oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Pengeluaran besar sebaiknya tetap melalui proses keuangan utama agar kontrol tetap terjaga.
    
2. Buat Kebijakan Internal yang Jelas
   Perusahaan perlu memiliki pedoman tertulis mengenai prosedur penggunaan kas kecil. Pedoman ini perlu menjelaskan siapa yang berhak menggunakan dana, bagaimana proses persetujuan dilakukan, serta bagaimana laporan pengeluaran disusun sehingga tidak terjadi kebingungan atau tumpang tindih dalam pengelolaan. Kebijakan internal juga menjadi acuan penting saat perusahaan melakukan audit atau peninjauan berkala.
    
3. Gunakan Sistem Pencatatan yang Efisien
   Di era digital, sistem pencatatan petty cash tidak harus dilakukan secara manual. Banyak bisnis kini menggunakan aplikasi keuangan sederhana yang dapat merekam setiap transaksi secara otomatis. Sistem ini mempercepat proses pelaporan sekaligus mengurangi risiko kehilangan data atau kesalahan input. 
    
4. Lakukan Evaluasi dan Audit Berkala
   Evaluasi rutin terhadap penggunaan kas kecil sangat penting untuk memastikan dana digunakan sesuai kebijakan. Audit berkala dapat membantu mendeteksi kesalahan pencatatan, penyalahgunaan dana, atau kebutuhan untuk menyesuaikan nominal kas kecil sesuai kondisi bisnis terbaru. Melalui audit, manajemen juga dapat menilai efektivitas sistem kas kecil dan melakukan perbaikan bila ditemukan kelemahan dalam pengelolaan.

Meskipun sering dianggap sepele karena nominalnya kecil, pengelolaan petty cash yang baik mencerminkan profesionalisme bisnis dalam mengatur keuangan. Petty cash berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional dan efisiensi keuangan bisnis dengan memungkinkan perusahaan menyelesaikan pengeluaran kecil tanpa hambatan administratif yang berlebihan. Akuntabilitas dan transparansi finansial perusahaan dapat terjaga melalui pencatatan yang rapi, pengawasan ketat, serta evaluasi berkala, kas kecil. 

gania

Penulis Blog Ketoko