Mengenal Sistem Point of Sales: Mengapa Harus Point of Sales?

Tips Bisnis

| Tue, 19 March 2024, 16:51

gania

5 min

Apa itu point of sales?

Sesuai dengan namanya, Point of Sales (Titik Penjualan) adalah titik di mana proses transaksi jual-beli sebuah barang telah selesai. Pada Point of Sales, pedagang atau pemilik bisnis menghitung jumlah pembayaran, menjumlahkan kuantitas barang yang dibeli, mencetak bukti pembelanjaan, dan menawarkan opsi pembayaran pada pelanggan yang akan membayar. 

Sistem POS (Point of Sales) acap kali disamakan dengan sistem mesin kasir karena fungsinya yang mirip. Mulanya, sistem POS diciptakan untuk memudahkan penghitungan transaksi dalam proses jual beli. Namun, seiring berjalannya waktu terdapat banyak penambahan pada fitur-fitur sistem POS yang menjadikan pengelolaan bisnis lebih efisien dan efektif. 

Penggunaan sistem POS juga cukup beragam di berbagai industri bisnis, seperti bisnis ritel, restoran, bahkan dapat digunakan dalam industri jasa seperti pelayanan kesehatan. Ragam fitur yang telah disesuaikan dengan kebutuhan industri membuatnya menjadi solusi yang fleksibel dan terintegrasi dengan berbagai jenis bisnis.
 

Apa bedanya dengan mesin kasir biasa?

Meskipun sering dibandingkan dengan kasir konvensional karena kemiripan fungsinya, pada dasarnya sistem POS memiliki perbedaan yang cukup signifikan dari penggunaan mesin tradisional secara umum. Berikut uraian perbedaan penggunaan kasir konvensional dan sistem POS:

1. Fungsi & Kemampuan
   Umumnya, kasir konvensional hanya dapat digunakan untuk menghitung total pembelian dan mencetak bukti pembelian (struk). Hal ini berbeda dengan sistem POS yang menyediakan berbagai macam fitur yang akan sangat membantu dalam pengelolaan bisnis, seperti manajemen inventaris, pelacakan penjualan, penerimaan pembayaran secara digital, laporan keuangan, hingga integrasi dengan sistem lain seperti manajemen pelanggan.
    
2. Efisiensi & Produktivitas
   Sistem POS memungkinkan proses transaksi bisnis yang lebih cepat dan akurat, menjadikan penggunaannya lebih efisien dibandingkan dengan penggunaan kasir konvensional. Berbagai macam fitur seperti pemindaian barcode dan metode pembayaran yang beragam akan sangat membantu mempercepat proses transaksi serta meningkatkan efektivitas pengelolaan bisnis.
    
3. Analisis & Pelaporan
   Menganalisa data secara akurat dan membuat laporan lengkap sudah bukan menjadi tantangan bagi pemilik bisnis dengan penggunaan sistem POS. Hal ini tentu berbeda dengan penggunaan kasir konvensional yang masih mengandalkan sistem manual dan terpisah dalam pengelolaan bisnis secara menyeluruh. 
    
4. Fleksibilitas
   Secara umum sistem POS lebih fleksibel dalam menyesuaikan kebutuhan bisnis, baik dari segi fitur maupun integrasi dengan sistem lainnya. Sementara itu, kasir konvensional cenderung lebih terbatas dalam hal kemampuan adaptasi terhadap kebutuhan bisnis terutama di era pertumbuhan bisnis yang semakin pesat.
    
5. Ketersediaan Data
   Dalam sistem POS, data transaksi bisnis tersimpan secara elektronik, memudahkan akses dan analisis data. Di lain sisi, data transaksi pada kasir konvensional seringkali tersimpan dalam bentuk fisik yang kemudian perlu diolah lagi secara manual guna mendapatkan informasi data bisnis yang relevan. 
    
6. Investasi Awal & Biaya Operasional
   Meskipun biaya awal penggunaan beberapa sistem POS lebih tinggi dari kasir konvensional, tetapi dalam jangka panjang sistem POS seringkali lebih efisien dan menguntungkan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis. Namun, tidak perlu khawatir karena beberapa sistem POS kini telah menyediakan masa percobaan 30 hari gratis termasuk dengan fitur-fitur gratis di dalamnya.
    

Apa manfaat menggunakan point of sales?

Secara umum, sistem POS tidak hanya mendukung transaksi jual-beli dalam bisnis atau menggantikan penggunaan kasir konvensional saja. Sistem POS juga memberikan sejumlah manfaat yang akan sangat mempengaruhi keberlanjutan bisnis hingga jangka panjang. Berikut beberapa manfaat dari penggunaan sistem POS: 

1. Peningkatan Efisiensi Transaksi
   Sistem POS memungkinkan proses transaksi menjadi lebih cepat dan efisien. Contohnya, dengan fitur pemindaian barcode yang dapat memasukkan informasi produk secara otomatis ke dalam sistem, menghemat waktu yang biasanya dibutuhkan untuk memasukkan data secara manual. Hal ini tidak hanya mengurangi waktu antrian pembayaran, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan penginputan data. 
    
2. Manajemen Inventaris yang Lebih Baik
   Pemantauan dan pengelolaan stok barang secara real-time kini dinilai lebih praktis bagi pemilik bisnis berkat sistem POS. Informasi tentang persediaan barang akan didapatkan oleh pemilik bisnis secara otomatis di setiap transaksi. Hal ini memungkinkan pemilik bisnis untuk mengupdate stok barang secara berkala tanpa perlu hadir secara langsung untuk memeriksa.
    
3. Analisis Penjualan yang Mendalam
   Tidak perlu lagi khawatir mengenai kelengkapan data transaksi pada bisnis Anda. Dengan menganalisis data yang disediakan oleh sistem POS, pemilik bisnis dapat memahami tingkat penjualan, mengidentifikasi produk best seller, hingga mengevaluasi kinerja bisnis secara keseluruhan. Analisis data ini memberikan informasi kepada pemilik bisnis untuk membuat keputusan strategis yang lebih baik dalam hal penataan produk, harga, serta pemasaran. 
    
4. Peningkatan Layanan Pelanggan 
   Pemilik bisnis dapat memberikan layanan yang lebih terfokus pada pelanggan dengan mendata informasi pelanggan pada sistem POS agar data dapat disimpan secara terpusat dan otomatis. Dengan begitu, tidak ada lagi fokus yang terpecah karena urusan administrasi bisnis dan pelayanan pelanggan. Penggunaan sistem POS yang canggih memungkinkan program loyalitas pelanggan yang terintegrasi, untuk memperoleh poin atau hadiah berdasarkan pembelian mereka. 
    
5. Pemantauan Keuangan yang Akurat
   Sistem POS akan mencatat semua transaksi secara otomatis, memudahkan pemantauan dan pelaporan keuangan. Pemilik bisnis akan terbantu dalam melacak pendapatan, biaya, dan laba dengan lebih akurat, serta memudahkan pembuatan laporan keuangan. 
    

Ada apa saja di dalam point of sales?

Terdapat beberapa komponen yang saling terkait untuk memfasilitasi proses transaksi jual-beli dan operasional bisnis secara efisien. Berikut merupakan komponen-komponen utama dari sistem POS:

1. Perangkat Lunak (Software)
   Layaknya fondasi pada sistem POS, perangkat lunak tentu menjadi hal wajib untuk dimiliki oleh pengguna sistem POS untuk menjalankan sistem secara keseluruhan. Pilih perangkat lunak sistem POS yang telah terintegrasi dengan berbagai macam sistem serta memiliki ragam fitur yang dapat membantu operasional bisnis menjadi lebih efektif.
    
2. Perangkat Keras (Hardware)
   Sistem POS mewajibkan penggunanya untuk memiliki perangkat keras untuk mendukung transaksi dan memastikan sistem dapat dijalankan dengan lancar. Perangkat keras yang dibutuhkan antara lain:

Komputer atau Terminal POS

Perangkat ini diperlukan untuk menjalankan perangkat lunak sistem POS dan mengelola proses transaksi.

Printer Struk

Selayaknya pada kasir konvensional, sistem POS juga memerlukan printer yang berfungsi untuk mencetak struk pembelian pelanggan. 

Scanner Barcode

Untuk menghemat waktu dalam menginput informasi harga serta detail produk diperlukan perangkat seperti scanner barcode untuk memasukkan data produk secara otomatis.

EDC Machine (Electronic Data Capture)

Perangkat ini diperlukan untuk menangani pembayaran dengan menggunakan kartu. 
 

Bagaimana sistem point of sales bekerja?

Sistem kerja POS melibatkan beberapa langkah penting dalam setiap transaksi menggabungkan perangkat keras dan perangkat lunak untuk memproses transaksi dan memberikan informasi data yang akurat untuk pengelolaan bisnis lebih lanjut. Berikut uraian lebih lanjut mengenai bagaimana sistem POS bekerja:

1. Ketika sebuah transaksi terjadi, sistem POS akan mengidentifikasi produk yang dibeli oleh pelanggan. Hal ini biasanya dilakukan dengan memindai barcode pada produk yang berisi informasi tentang produk mencakup nama, harga, dan identifikasi stok. 
    
2. Setelah produk diidentifikasi, sistem POS akan menambahkan produk tersebut ke dalam transaksi penjualan yang sedang berlangsung dengan memasukkan produk ke dalam keranjang belanja elektronik atau daftar transaksi.
    
3. Sistem POS kemudian menghitung total pembelian berdasarkan harga setiap produk yang ditambahkan selama transaksi mencakup perhitungan harga produk, pajak, diskon, atau biaya pengiriman tambahan jika diperlukan. 
    
4. Setelah total pembelian dihitung, pelanggan akan diberi pilihan pembayaran. Sistem POS akan menyediakan opsi untuk pembayaran tunai, kartu kredit/debit, atau metode pembayaran elektronik lainnya sesuai dengan preferensi pelanggan.
    
5. Langkah selanjutnya, sistem POS akan memverifikasi dengan sistem pembayaran yang sesuai. Proses ini memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan benar dan informasi pembayaran yang diberikan oleh pelanggan valid. 
    
6. Jika informasi pembayaran yang diberikan sudah valid dan terverifikasi, sistem POS akan mencetak struk pembayaran. Struk ini pada umumnya berisi rincian transaksi, seperti daftar produk yang dibeli, total pembelian, jumlah pembayaran, dan kembalian.
    
7. Setelah transaksi selesai, sistem POS kemudian memperbarui stok barang dalam inventaris, yakni stok produk yang telah terjual akan dikurangi dari stok yang tersedia. Selain itu, detail transaksi tersebut akan direkam dalam sistem untuk keperluan pelacakan penjualan dan analisis data.
    
8. Data transaksi yang tercatat oleh sistem POS kemudian dapat digunakan untuk analisis dan pembuatan laporan penjualan serta evaluasi kinerja bisnis secara keseluruhan. Semua catatan data bisnis ini berfungsi untuk membantu pemilik bisnis dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih baik untuk meningkatkan efisiensi dan profitabilitas bisnis. 

Keberadaan sistem POS tidak hanya memudahkan transaksi jual-beli, namun juga memberikan sejumlah manfaat seperti peningkatan efisiensi transaksi, manajemen inventaris yang lebih baik, analisis penjualan yang mendalam, peningkatan layanan pelanggan, pemantauan keuangan yang akurat, dan banyak lagi. Pemilik bisnis dapat mengoptimalkan operasional bisnis, meningkatkan efisiensi, dan membuat keputusan strategis yang lebih baik untuk mengembangkan bisnis hingga jangka panjang dengan menggunakan sistem POS.

gania

Penulis Blog Ketoko