Cara Membuat Laporan Keuangan Sederhana dengan Microsoft Excel untuk Pemula

Tips Bisnis

| Fri, 19 December 2025, 14:47

gania

5 min

Pengelolaan keuangan sering menjadi tantangan, terutama bagi usaha kecil dan individu yang baru mulai mencatat arus keuangannya sendiri. Pemasukan dan pengeluaran yang tidak dicatat secara rapi berisiko menimbulkan kesalahan perhitungan hingga kesulitan dalam menganalisis kondisi keuangan bisnis. Laporan keuangan sederhana menjadi solusi awal yang cukup efektif untuk membantu proses pengelolaan tersebut. Microsoft Excel dipilih karena mudah digunakan, fleksibel, serta tidak memerlukan pengetahuan akuntansi yang rumit.
 

Pentingnya Laporan Keuangan dalam Pengelolaan Keuangan

Risiko pengeluaran berlebih dapat ditekan dengan transaksi yang tercatat jelas dan dapat ditinjau kembali kapan saja. Laporan keuangan berperan sebagai alat kontrol yang membantu pemantauan arus uang secara lebih terstruktur. Setiap pemasukan dan pengeluaran yang tercatat memberikan gambaran nyata mengenai kondisi keuangan dalam suatu periode sehingga dapat diketahui apakah keuangan berada dalam kondisi sehat atau justru mengalami penurunan. Pengambilan keputusan, perencanaan pengeluaran, penentuan harga, hingga evaluasi keuntungan usaha  sangat dipengaruhi oleh laporan keuangan dan dapat dilakukan secara lebih objektif dengan didasarkan data konkrit. 
 

Jenis Laporan Keuangan Sederhana yang Akan Dibuat

1. Laporan Pemasukan dan Pengeluaran Sebagai Dasar Pencatatan
   Laporan pemasukan dan pengeluaran menjadi fondasi utama dalam penyusunan laporan keuangan karena seluruh transaksi harian dicatat dalam laporan ini, baik uang yang masuk maupun uang yang keluar. Ketelitian pada tahap ini sangat berpengaruh terhadap akurasi laporan selanjutnya karena seluruh perhitungan akan bersumber dari data tersebut.
    
2. Laporan Laba Rugi untuk Mengetahui Kondisi Keuangan
   Laporan laba rugi disusun untuk mengetahui selisih antara total pemasukan dan total pengeluaran dalam satu periode untuk menunjukkan kondisi keuangan yang menguntungkan atau merugikan. Informasi tersebut membantu evaluasi kinerja keuangan secara sederhana tanpa harus menggunakan metode akuntansi yang kompleks.
    

Persiapan Sebelum Membuat Laporan Keuangan di Microsoft Excel

Tahap persiapan sering dianggap sepele, padahal menentukan kerapian dan konsistensi laporan keuangan. Proses pencatatan akan terasa lebih mudah apabila persiapan tersusun secara matang sejak awal.

1. Tentukan Periode Laporan Keuangan 
   Periode laporan perlu ditentukan agar pencatatan tidak tercampur antara satu waktu dan waktu lainnya. Periode bulanan sering dipilih karena lebih mudah dipantau, meskipun pencatatan harian tetap dilakukan di dalamnya. Konsistensi periode membantu proses evaluasi dan perbandingan data keuangan dari waktu ke waktu.
    
2. Kelompokkan Jenis Pemasukan dan Pengeluaran
   Pemasukan dari penjualan, pendapatan tambahan, serta pengeluaran operasional sebaiknya dipisahkan berdasarkan kategori. Pengelompokan transaksi diperlukan agar memudahkan analisis sumber biaya yang paling besar dan area yang masih bisa dihemat. 
    
3. Siapkan Data Transaksi Secara Lengkap dan Konsisten
   Data transaksi seperti nota atau catatan manual sangat membantu proses pencatatan sehingga perlu dikumpulkan secara lengkap sebelum dimasukkan ke dalam Excel. Kebiasaan mencatat setiap transaksi secara rutin akan mengurangi risiko data terlewat dan kesalahan perhitungan di akhir periode.
    
4. Susun Struktur Sheet dan Kolom di Microsoft Excel
   Struktur file Excel perlu dirancang agar mudah digunakan dalam jangka panjang. Penamaan kolom seperti tanggal, keterangan, kategori, pemasukan, dan pengeluaran sebaiknya dibuat konsisten sejak awal. Pemisahan sheet antara data transaksi dan laporan ringkasan akan membuat file lebih rapi dan mudah dibaca. 
    

Cara Membuat Laporan Keuangan Sederhana dengan Microsoft Excel 

Tahapan ini perlu dilakukan secara bertahap agar hasil laporan mudah dipahami dan dapat digunakan sebagai acuan pengelolaan keuangan.

1. Buat File Excel dan Siapkan Sheet Laporan Keuangan 
   Buat file Excel baru sebagai wadah utama laporan keuangan. Sheet pertama biasanya digunakan untuk mencatat seluruh transaksi, sementara sheet tambahan dapat dibuat untuk laporan laba rugi dan ringkasan keuangan. Penamaan file sebaiknya disesuaikan dengan periode laporan agar mudah diarsipkan.
    
2. Susun Tabel Pemasukan dan Pengeluaran Sebagai Data Utama
   Tabel transaksi disusun sebagai pusat data keuangan yang menjadi sumber semua laporan. Kolom tanggal digunakan untuk mencatat waktu terjadinya transaksi, sedangkan kolom keterangan berisi penjelasan singkat mengenai transaksi tersebut. Kolom kategori membantu pengelompokan, sementara kolom pemasukan dan pengeluaran diisi sesuai jenis transaksi yang terjadi.
    
3. Input Data Transaksi Secara Rutin dan Terstruktur
   Pencatatan transaksi perlu dilakukan secara konsisten dan terstruktur. Setiap pemasukan dan pengeluaran sebaiknya dicatat secara konsisten untuk menghindari data terlewat, sehingga laporan keuangan dapat mencerminkan kondisi keuangan yang sebenarnya.
    
4. Hitung Total Pemasukan dan Pengeluaran Menggunakan Rumus Excel
   Perhitungan total pemasukan dan pengeluaran dapat dilakukan menggunakan rumus Excel sederhana guna meminimalkan kesalahan hitung serta mempermudah pembaruan data apabila terjadi perubahan. Setiap penambahan transaksi menggunakan rumus akan otomatis memengaruhi total yang ditampilkan pada tabel sehingga hasil lebih akurat.
    
5. Susun Laporan Laba Rugi untuk Memudahkan Analisis
   Laporan laba rugi disusun berdasarkan total pemasukan dan total pengeluaran yang telah dihitung sebelumnya. Selisih antara keduanya menunjukkan hasil keuangan dalam periode tertentu. Laporan ini memberikan gambaran singkat mengenai kinerja keuangan tanpa harus melihat seluruh transaksi satu per satu.
    
6. Buat Ringkasan Keuangan untuk Memudahkan Analisis
   Ringkasan keuangan berfungsi sebagai tampilan singkat kondisi keuangan yang umumnya berisi total pemasukan, total pengeluaran, dan laba atau rugi secara ringkas. Informasi utama tersebut memudahkan pemahaman kondisi keuangan tanpa perlu menelusuri seluruh data transaksi, sehingga proses evaluasi cepat dapat dilakukan secara lebih efisien.
    
7. Cek dan Sesuaikan Data agar Laporan Tetap Akurat
   Pengecekan data perlu dilakukan sebelum laporan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Kesalahan input, transaksi ganda, atau nominal yang tidak sesuai perlu diperbaiki agar laporan mencerminkan kondisi keuangan yang sebenarnya dan menjaga kualitas laporan dalam jangka panjang.
    

Rumus Excel Dasar yang Sering Digunakan untuk Laporan Keuangan

Berikut adalah rumus-rumus Excel yang umum digunakan dalam menyusun laporan keuangan sederhana:

1. IF Tunggal dan IF Bercabang
   Rumus ini digunakan untuk memeriksa suatu kondisi logika dan mengambil tindakan berbeda sesuai hasilnya.
   
   =IF(logical_test; value_if_true; value_if_false)
   
   Varian bercabang dapat ditulis sebagai:
   
   =IF(logical_test1; value_if_true; IF(logical_test2; value_if_true2; value_if_false))
   
   Rumus ini berguna misalnya saat memvalidasi saldo atau menampilkan teks tertentu jika sel kosong atau memenuhi kriteria tertentu. 
    
2. SUM
   Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan angka dalam rentang sel, misalnya total pemasukan atau total pengeluaran.
   
   =SUM(number1; number2; …)
   
   Rumus ini adalah salah satu yang paling dasar dan sering dipakai dalam laporan keuangan Excel. 
    
3. SUMIF
   Fungsi SUMIF berguna untuk menjumlahkan nilai dalam rentang sel berdasarkan satu kriteria tertentu.
   
   =SUMIF(range; criteria; sum_range)
   
   Contohnya dapat digunakan untuk menghitung total transaksi dari satu kategori tertentu dalam satu periode. 
    
4. COUNTA
   Fungsi COUNTA digunakan untuk menghitung jumlah sel yang berisi data, khususnya saat ingin mengetahui jumlah transaksi yang tercatat.
   
   =COUNTA(value1; value2; …)
   
   Rumus ini membantu memantau berapa banyak baris data yang sudah terisi di tabel laporan. 
    
5. SLN dan DB
   Rumus SLN dan DB berguna untuk menghitung penyusutan aset tetap. Meski ini jarang digunakan pada laporan keuangan sederhana, kedua rumus ini disebut karena sering dipakai dalam laporan yang lebih detail.
   
   =SLN(cost; salvage; life)
   
   Atau
   
   =DB(cost; salvage; life; period; [month])
   
   SLN menghitung penyusutan garis lurus, sedangkan DB menghitung dengan metode saldo menurun. 
    
6. VLOOKUP
   Fungsi VLOOKUP dipakai untuk menarik data dari tabel lain berdasarkan nilai yang dicari.
   
   =VLOOKUP(lookup_value; table_array; col_index_number; range_lookup)
   
   Rumus ini membantu mengambil nilai tertentu (misalnya saldo awal) dari tabel referensi lain. 
    
7. OFFSET
   Fungsi OFFSET digunakan untuk mengambil data berdasarkan posisi relatif dari sel referensi.
   
   =OFFSET(reference; rows; cols; [height]; [width])
   
   Fungsi ini berguna saat membuat tabel dinamis yang bergantung pada posisi sel tertentu. 
    
8. INDEX
   Fungsi INDEX digunakan untuk mengembalikan nilai dari posisi tertentu dalam sebuah array atau range.
   
   =INDEX(array; row_num; [column_num])
   
   Fungsi ini membantu mengambil data spesifik dalam tabel. 
    
9. ISBLANK
   Fungsi ISBLANK dipakai untuk memeriksa apakah suatu sel kosong atau tidak.
   
   =ISBLANK(value)
   
   Rumus ini sering dipakai sebagai bagian dari logika rumus lain, atau untuk validasi data dalam tabel laporan.

Laporan keuangan sederhana dapat disusun secara mandiri menggunakan Microsoft Excel tanpa memerlukan keahlian akuntansi yang mendalam. Proses pencatatan yang dilakukan secara terstruktur dan konsisten akan membantu arus keuangan terpantau dengan lebih jelas, sekaligus mengurangi risiko terjadinya selisih data. Informasi keuangan yang tersaji dalam bentuk laporan juga memudahkan evaluasi terhadap pemasukan dan pengeluaran dalam setiap periode. Keputusan keuangan dapat diambil berdasarkan data yang nyata dan terukur, sehingga kondisi keuangan lebih mudah dipantau dan risiko kesalahan perhitungan dapat diminimalkan.

gania

Penulis Blog Ketoko